Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales a annoncé la destruction des informations relatives à la quarantaine d’environ 11 millions de personnes entrées au Japon pendant les mesures COVID. En théorie, ces dossiers nécessitaient une conservation d’un an.

Selon le ministère, cela ne devrait pas avoir de conséquences pour les personnes qui sont entrées au Japon. Toutefois, les personnes qui auraient souhaité solliciter ces informations pour remonter leur historique médical, par exemple, n’auront plus ce recours. Aussi, en prévision de ce genre de situation, ceux qui pourraient en avoir besoin dans le futur ont peut-être besoin de s’assurer de sauvegarder les données et les doubles d’écran, etc.

Ci-dessous, la traduction du communiqué de presse.
Source : 保存期間の経過していない行政文書の廃棄について｜厚生労働省 (mhlw.go.jp)

À propos de la destruction de documents administratifs dont le délai de conservation n’avait pas encore expiré

Le 31 juillet 2023

La division administrative des stations de quarantaine du Bureau pharmaceutique et de santé publique du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales vient de vérifier la destruction de documents administratifs dont la période de conservation n’avait pas encore expiré. Ceci est un récapitulatif sur le sujet.

Le ministère prend cet incident très au sérieux et veillera à traiter les documents administratifs correctement à l’avenir pour que cela ne se reproduise pas.
 

Détails

1. Résumé concernant cet incident.

La division administrative des stations de quarantaine du Bureau pharmaceutique et de santé publique du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales avait mis au point un système permettant de saisir en ligne et à l’avance les informations que les personnes qui arrivent au Japon devaient soumettre dans le cadre des mesures de quarantaine pour la COVID-19. Le système visait à réduire le temps des démarches nécessaires à l’entrée au Japon qui nécessitait la soumission du questionnaire préliminaire, de la déclaration sur l’honneur, du certificat de négativité, et du certificat de vaccination.

Les documents soumis, par les personnes qui arrivent au Japon, dans le cadre des opérations de quarantaine, sont des documents administratifs. Comme tels, les services de quarantaine doivent les conserver pendant au moins un an, conformément à la norme relative à la durée de conservation des documents administratifs.

Les questionnaires préliminaires, etc. préalablement soumis dans le système devaient également faire l’objet d’une conservation d’au moins un an. Toutefois, les stations de quarantaine n’avaient plus de raisons de les utiliser quand une période définie s’était écoulée depuis l’entrée au Japon. Aussi, les personnes chargées de la conception du système avaient décidé, dans l’optique d’un traitement approprié des données personnelles, de les effacer automatiquement dans un délai d’un mois environ après l’entrée au Japon. En conséquence, le système a effacé approximativement 11 millions de dossiers qui auraient dû faire l’objet d’une conservation comme documents administratifs.

Les données effacées servaient à suivre l’état de santé au moment de l’entrée au Japon et pendant une période qui suivait l’entrée dans le pays. Au moment de la destruction de ces données, les démarches des personnes concernées avaient déjà pris fin, et cela ne devrait pas poser de problèmes aux usagers du système.

2. Circonstances et causes de l’incident.

(1) Chronologie

• Février 2020 : Débur de la gestion des questionnaires préliminaires papier, etc. dans le cadre de l’application des mesures COVID de quarantaine.
• Septembre 2021 : Compte tenu de l’augmentation du nombre de visiteurs dans le pays, le gouvernement a décidé de mettre en place un système qui permet d’enregistrer à l’avance les questionnaires d’entrée, etc.
• Octobre 2021 : Décision d’effacer les données automatiquement après un mois. 　　
• Novembre 2021 : Début de développement du système. 
• Février 2022 : Mise en service du système.
• Fin avril 2023 : Avec la levée des mesures de quarantaine pour la COVID-19, l’opération du système est suspendue. (Depuis, personne n’a effectué une saisie préalable des données dans le système.)

(2) Causalité, etc.

Les personnes qui ont défini les spécifications du système n’avaient pas suffisamment compris que les données enregistrées dans le système constituaient des documents administratifs. Elles ont donc conçu le système pour supprimer automatiquement les données après une certaine période, sans vérifier la période pendant laquelle il était nécessaire de conserver les documents à caractère administratif, ce qui explique l’incident survenu.

3. Mesures de prévention des récidives

Pour éviter toute récidive, le ministère déploie des initiatives pour sensibiliser ses employés sur le traitement adéquat des documents administratifs, notamment

• en clarifiant si les données à enregistrer dans le système relèvent des documents administratifs,
• en vérifiant la période réglementaire de conservation
• et en organisant un mode de sauvegarde fiable pour cette période.

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