Aide – Écrans de saisie pour la subvention forfaitaire (2021)

Infos Locales au Japon propose ici la traduction des écrans de saisie pour la demande de subvention forfaitaire. Ces écrans seront probablement très proches de cette configuration pour la saisie de la demande de subvention mensuelle. Il reste moins d’une semaine pour compléter les documents et les envoyer.

Avant de commencer

Infos Locales au Japon souhaite remercier un de ses lecteurs qui a permis de prendre une photo de chaque écran de saisie pour les traduire.

Vérifier que l’ordinateur est bien configuré

Plusieurs personnes ont contacté Infos Locales au Japon parce qu’elles n’arrivaient pas à saisir les nombres dans le document. Lorsqu’on saisit, par exemple, 1 million, si le montant s’écrit automatiquement « 1 000 000 », c’est parce que l’affichage du navigateur est en français.

En japonais ou en anglais, le montant s’écrirait « 1,000,000 ». Seuls les écrans en anglais et en japonais fonctionnent pour demander cette aide.

Il est indispensable de mettre le navigateur en anglais ou en japonais pour faire la démarche. Cela n’est pas difficile, et Infos Locales au Japon l’explique dans cet article : Démarche pour l’aide forfaitaire – précautions

Prendre rendez-vous avec l’organisme de vérification

Une fois le questionnaire rempli, n’oubliez pas de prendre rendez-vous avec un organisme de vérification agréé (一時支援金 (ichijishienkin.go.jp)

Pour le faire, saisir le nom de préfecture 都道府県, la municipalité 市町村, et cliquer sur Recherche 検索. En descendant sous le texte, on peut voir la liste des comptables agréés. On peut aussi chercher le nom de son comptable… certains sont aussi agréés.

Une partie des frais pour cette démarche est gratuite, mais la prestation peut être payante.

Vocabulaire commun à toutes les pages

• 次へ signifie « Continuer ».
• 戻る signifie « Revenir ».
• 必須 signifie « Obligatoire ». Il n’est pas possible de continuer si on ne remplit pas cette information.

Création d’un login

Japonais	Signification	Que remplir
ログインID	Identifiant pour la connexion	En caractères alphabétiques de taille normale. Les seuls caractères spéciaux autorisés sont le « – » (tiret) et le « _ » (tiret bas). L’identifiant doit être de 6 caractères ou plus et tient compte de la casse.
パスワード	Mot de passe	Le mot de passe doit être de taille normale. On peut utiliser des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux. La longueur doit être d’au moins 8 caractères. Cela tient compte de la casse (différencie les minuscules et majuscules).
パスワード (確認)	Vérification du mot de passe	Rentrer le même mot de passe. On ne peut pas faire de copier-coller.

Confirmation des données saisies

Un mail est envoyé à cette adresse de courriel pour confirmer l’identité. Cliquer sur son lien pour continuer et se reconnecter.

Japonais	Signification	Que remplir
申請	Dossier (ID, Catégorie, etc.)	Ce mot est lié au dépôt de dossier. + ID = numéro de dossier + 区分 = catégorie d’entreprise
事前確認通知番号	Numéro de vérification préalable	Les explications en japonais : « veuillez recevoir un numéro de vérification préalable auprès d’un établissement agréé pour la vérification ».
電話番号	Numéro de téléphone	Il est saisi après s’être reconnecté.
申請を開始する	Commencer le dépôt de dossier	Sous ce bouton, il est écrit que l’on ne peut pas venir en arrière. Si on n’appuie pas sur le bouton dans l’heure qui vient, l’écran se déconnecte du site. Il est possible de saisir les informations AVANT de faire la vérification préalable. Quand on clique sur 次へ, toutes les informations déjà saisies sont automatiquement enregistrées, ainsi que les fichiers qui ont été téléchargés.

Déclaration sur l’honneur et accord

Japonais	Signification	Que remplir
宣言	Déclaration sur l’honneur	La déclaration sur l’honneur se base sur le règlement concernant cette aide. L’ensemble du règlement peut se lire dans la partie « Download » (bouton en haut de l’écran). Les 4 premiers points constituent la déclaration sur l’honneur.
同意事項	Accord	Les articles 5 à 11 de cette page correspondent à donner son accord. En cas de mensonge ou d’irrégularité, il peut être demandé de rembourser le montant de l’aide ou d’interrompre la démarche.
Point 1		Votre entreprise répond aux conditions de la subvention.
Point 2		Il n’y a pas de falsification des documents et des preuves définies dans les articles 7-3 et 4 du règlement.
Point 3		L’entreprise respecte strictement les engagements de lutte contre les associations criminelles définies en annexe du règlement.
Point 4		L’entreprise a l’intention de continuer son activité après avoir reçu la subvention forfaitaire.
Point 5		L’entrepreneur s’engage à conserver sous forme digitale, etc., et pour une durée de 7 ans, les déclarations fiscales définies dans le règlement, les documents comptables qui permettent de vérifier le contenu de cette déclaration, le livret de banque, les documents qui servent de preuve des conséquences de la déclaration de l’état d’urgence. Ces derniers sont définis par l’Agence des PME et par le secrétariat de l’aide.
Point 6		Lorsque l’entreprise est un établissement de restauration ou de boissons, s’il est éligible pour une prime de coopération aux réductions d’horaires par les collectivités locales, et si ces primes de coopération proviennent du fonds de revitalisation des régions pour le nouveau coronavirus, elle reconnait ne pas être éligible à cette subvention forfaitaire. Si elle a reçu cette subvention, elle s’engage à la rembourser au plus tôt.
Point 7		L’entrepreneur s’engage à fournir rapidement les informations enregistrées et mentionnées dans le point 5, si le secrétariat ou un de ses délégués ou quasi-délégués le demandent.
Point 8		L’entrepreneur s’engage à se plier, en vertu de l’article 13, aux directives de soumission de documents institutionnels, aux audits et inspections, y compris ceux menés sur place.
Point 9		S’il s’avère que l’entrepreneur n’avait pas droit ou a demandé illégalement ces aides, il devra rembourser au plus tôt cette subvention forfaitaire, conformément à l’article 13 du règlement. De plus, le nom de sa société, son numéro d’enregistrement, le nom du chef d’entreprise, etc. pourra être dénoncé à des personnes tierces.
Point 10		Il peut arriver que les informations personnelles (etc.) fournies soient présentées à des personnes tierces pour remplir le formulaire de subvention forfaitaire, ou pour traiter les demandes.

Coordonnées de la société

Japonais	Signification	Que remplir
書類送付先		Les informations de cet écran sont obligatoires et correspondent aux informations de la personne qui saisit le dossier. Veuillez bien vérifier que les informations sont exactes, car le secrétariat de la subvention y enverra des documents. *S’il n’est pas possible de recevoir le courrier à l’adresse de livraison du document, il peut être envoyé à l’adresse du représentant / à l’adresse du demandeur. * Les caractères qui ne peuvent pas figurer sur des sur un avis papier seront remplacés. Par exemple, le terme « café » deviendra « cafe ».
住所コピー	Copier l’adresse	Lorsque l’adresse est la même pour tout
郵便番号	Code postal	Le code postal doit être saisi sans le tiret « -«
郵便番号から自動入力する	Saisir automatiquement à partir du code postal	Après avoir saisi le code postal, on peut cliquer sur ce bouton. Il remplira l’adresse jusqu’au « chôme ».
都道府県	Préfecture	La préfecture est automatiquement saisie si on a appuyé sur 郵便番号から自動入力する. Sinon, la saisir.
市区町村	Municipalité	Le nom de la municipalité (tout ce qui est habituellement en lettres). Par exemple, pour l’adresse 〒106-8514 東京都港区南麻布4-11-44 (Ambassade de France au Japon), il s’agit de la partie Minato-ku, Minami-Azabu : 港区南麻布
番号・ビルマンション名等	Numéro d’immeuble et nom de l’	Mettre les nombres à partir de chôme. Par exemple, pour l’adresse 〒106-8514 東京都港区南麻布4-11-44 (Ambassade de France au Japon), on peut écrire 4-11-44 ou ４丁目ー１１－４４. Attention, il faut tout saisir en 全角 (caractères à double largeur, même les tirets et chiffres).

Catégorie d’activité

Il vaut mieux vérifier cette information avec le comptable de la société. Il est probablement LA personne qui peut donner cette information. Infos Locales au Japon a pu constater les difficultés, mais ne peut pas aider sur ce point.

Japonais日Japonais	Signification	Que remplir
業種（日本産業分類）	Catégorie d’entreprise	Cette catégorie est définie par le gouvernement. Vérifier avec son comptable ce qui correspond le mieux
大分類 中分類 小分類	Catégories, sous-catégorie et sous-sous-catégorie	Vérifier avec son comptable ce qui correspond le mieux.
分類一覧を見る	Voir toutes les catégories disponibles	Appuyer sur ce bouton pour choisir la catégorie la plus appropriée. Vérifier avec son comptable ce qui correspond le mieux
事業内容	Contenu du travail de l’entreprise	Dans le cas des établissements de restauration, saisir le numéro de licence d’exploitation. Sous l’encadré, il y a des exemples du contenu du service ou produit proposé. ex 1. : « Je fabrique des oshiboris dans la préfecture d’Ibaraki. Mes principaux clients sont des établissements de restauration qui se trouvent à Tokyo et sa région. » Ex 2. : « Je gère un ryokan pour les particuliers qui voyagent dans la préfecture de Nagano. Une grande partie de mes clients sont des touristes en provenance de Tokyo. » Ex 3. : « Je tiens un restaurant à Tokyo, Les horaires d’ouvertures sont 10:00 à 18:00 et mon numéro de licence est… »
設立年月日（開業日）	Date de création (ou de début d’opération)	Dans le cas des PME enregistrées une personnalité morale, inscrire la date mentionnée sur le formulaire 履歴事項全部証明書. Les entrepreneurs individuels doivent choisir la date inscrite sur le document 開業・廃業届出書等. Dans le cas des fusions 合併特例 ou des successions de petites entreprises avec une adresse 事業承継特例, il s’agit de saisir la date de la 合併 ou 事業承継.
年	Année	L’année doit être inscrite au format du calendrier grégorien (2021 et pas 令和 3 年) Si l’établissement existe depuis avant 1699, saisir 1700 年 1　月1日
月	Mois
日	Jour

Capital et organigramme de l’entreprise

Japonais	Signification	Que remplir
計算日	Date de clotûre de l’exercice fiscal
資本金の額又は出資金の総額（円）	Montant du capital ou montant total de l’investissement (yen)	Saisir le montant en nombre hangaku (romaji). L’unité est le yen. Lorsqu’on ne connait pas le montant du capital ou de l’investissement, inscrire « 0 ».
常時使用する従業員（人）	Employés (personnes) qui l’utilisent tout le temps	Saisir le montant en nombre hangaku (romaji).
代表者役職	Fonction du représentant
代表者氏名	Nom du représentant	Nom de famille puis prénom (en japonais). Donc, en katakana, en 全角 (caractères à double largeur, même les tirets et chiffres).
代表者氏名（フリガナ）	Nom du représentant (phonétique)	Nom de famille et prénom en katakana, en 全角 (caractères à double largeur, même les tirets et chiffres).
代表者電話番号	Numéro de téléphone du représentant	Numéro de téléphone en chiffres normaux (pas de double largeur), sans tirets.

Coordonnées de la personne qui fait la saisie

Japonais	Signification	Que remplir
担当者氏名	Nom de la personne en charge de la démarche	Nom de famille puis prénom (en japonais). Donc, en katakana, en 全角 (caractères à double largeur, même les tirets et chiffres).
担当者氏名（フリガナ）	Nom de la personne en charge de la démarche (katakanas)	Nom de famille et prénom en katakana, en 全角 (caractères à double largeur, même les tirets et chiffres).
担当者電話番号	Numéro de téléphone (déjà saisi)
担当者メールアドレス	Adresse (déjà saisie)

Saisie des informations pour le virement de la subvention

La démarche concernant les banques est expliquées dans ce document : Banques et virements au Japon- Vocabulaire.

Attention à la façon dont les informations suivantes doivent être saisies :

• Les katakanas sont en caractères étroits.
• Pour le « ・ » mettre un « . » ou un espace.
• Pour les tirets en doubles caractères, mettre un tiret (le signe moins « -« ).
• De même, il convient de faire attention aux espaces entre les caractères. L’exemple ci-dessous montre les endroits qui peuvent poser des problèmes à la saisie.

Attacher une copie de la couverture et la première page du livret du compte

Cette copie correspond au principe du R.I.B. et permet de confirmer la saisie.

La rubrique 口座情報添付 / 注意事項 explique les formats acceptables pour envoyer en ligne une copie de la couverture et de la première page du livret de compte bancaire.

• Les seuls formats de scan ou photos acceptés sont JPG, JPEG, PNG et PDF.
• La taille de la photo ne doit pas dépasser 10MB.
• Les téléphones intelligents sous iOS 11 ou avec une version plus récente enregistrent les photos sous un format HEIF. Ce format n’est pas accepté pour l’application. Pour résoudre le problème, il y a deux méthodes qui permettent de sauver de nouveau au format JPEG.
  1. Aller dans Réglages -> Formats -> choisir « Le plus compatible » ou
  2. Aller dans Réglages -> Conserver les réglages -> arrêter l’option « Live Photos ».

Japonais	Signification	Que remplir
通帳のオモテ面/電子通帳等の場合画面のコピー	Recto du livret / En cas de livret électronique, etc. Copie de l’écran	Attention, on ne peut pas utiliser un ancien livret de banque. Il faut prendre le plus récent. Dans le cas d’un livret électronique, NE PAS imprimer, mais utiliser un fichier à partir d’une copie d’écran.
通帳の開いた１・２ページ目/電子通帳の場合画面コピー（１枚目と同じもの）	1ère et 2ème pages du livret ouvert / En cas de livret électronique Copie d’écran (identique à la première)
ファイルの選択	Sélection des fichiers

Choix du régime de saisie des informations

Cet écran décrit un certain nombre de cas spéciaux. Les écrans de saisie peuvent changer, mais Infos Locales au Japon ne les a pas testés. Infos Locales au Japon propose seulement le cas 1, qui est le plus général.

Avant de rentrer dans les détails, il est recommandé de télécharger la feuille Excel pour la simulation du montant de la prime. Cela permet de calculer l’année et le mois de référence à utiliser pour les calculs.

Calculer le mois et l’année de référence

Infos Locales au Japon a traduit la feuille Excel mais a dû réécrire toutes les formules. Il pourrait y avoir des erreurs. Aussi, une fois que vous avez compris le fonctionnement, il est recommandé de refaire le même calcul avec la version japonaise.

Cas d’exception et cas réguliers. Choisir ce qui correspond le mieux à la situation.

Japonais	Signification
一般的な申請方法　（下記の特例事項に該当しない）	Dépôt normal de dossier (aucun des cas spéciaux ci-dessous ne s’applique)
A-1。１事業年度前又は２事業年度前の確定申告が未完了の場合など	A-1. Lorsque la déclaration finale de revenu d’il y a un an ou d’il y a deux ans n’est pas terminée, etc.
B-1。新規創業（開業）特例（２０１９年１月から２０２０年１２月までの間に設立した法人である場合）	B-1. Création (ouverture) (lorsque la société a été créée entre janvier 2019 et décembre 2020)
B-2。季節性収入特例（突き当りの事業収入の変動が大きい場合）	B-2. Revenu saisonnier (lorsque la fluctuation du revenu mensuel de l’entreprise est importante)
B-3。合併特例（事業収入を比較する２つの月の間に合併を行っている場合）	B-3. Fusion (lorsque la fusion a été réalisée entre les deux mois qui servent à comparer les revenus de l’entreprise)
B-4。連結納税特例（連結納税を行っている場合）	B-4. Exception au paiement d’impôt consolidé (lorsque le paiement d’impôt consolidé est effectué)
B-5。罹災特例（２０１８年又は２０１９年に罹災したことを証明する罹災証明書等を有する場合）	B-5. Déclaration de sinistre (lorsqu’un certificat de sinistre certifie qu’il y a eu un sinistre en 2018 ou 2019)
B-6。法人成り特例（事業収入を比較する２つの月の間に個人事業者から法人化した場合）	B-6. Cas particulier de constitution en société (lorsque l’entreprise individuelle passe à une société entre les deux mois qui servent de comparaison des revenus de l’entreprise)
B.7.1。NPO法人や公益法人等特例（通常の場合）	B.7.1. Société à but non lucratif et Société d’intérêt public (En temps normal)
B.7.2。NPO法人や公益法人等特例（寄付金等を主な収入源とするNPO法人の場合）	B.7.1. Société à but non lucratif et Société d’intérêt public (Dont le principal revenu vient de dons, dans le cas des OBNL)

Indiquer l’année de référence

Cet écran demande l’année de référence. (Utiliser la feuille Excel pour déterminer la meilleure période.

• Lorsque l’entreprise a reçu un paiement en espèces de la prime de coopération à une demande, par un gouvernement local, de réduction des horaires d’ouverture en raison du nouveau coronavirus, retirer le montant du paiement en espèces du montant des ventes.

• Veuillez saisir les revenus mensuels inscrits sur les livres comptables légaux pour chaque mois de la période de janvier 2019 à mars 2021. En revanche, dans les cas suivants, la saisie n’est pas obligatoire et nécessaire. Dans ce cas, saisir « 0 yens » dans la case 記載が任意の月.

• Même si la saisie des montants n’est pas obligatoire, lorsqu’on se dispense de la saisir, cela ne permet plus de vérifier que les conditions d’attribution s’appliquent. Cela empêche alors de verser une subvention.

Par contre, quoi que l’on fasse, il faut obligatoirement saisir les montants mensuels de 2021.

Cas où la saisie des informations mensuelles n’est pas obligatoire.

1. Lorsque le mois éligible est janvier ou février, il n’est pas nécessaire de saisir les informations des autres mois que ceux que l’on compare.
2. Lorsqu’on a constitué / démarré sa société entre janvier 2019 et décembre 2020, mettre un 0 dans les cases qui correspondent aux mois qui précèdent la création ou l’ouverture de l’entreprise.
3. Lorsque l’entrepreneur individuel fait une déclaration de revenus sur un formulaire blanc 白色申告, lorsque l’entrepreneur fait une déclaration de revenus sur un formulaire bleu 青色申告, mais ne fournit pas d’état financier de déclaration fiscale bleue 所得税青色申告決算書, ou lorsque l’entreprise est une société à but non lucratif spéciale 特定非営利活動法人 ou une société d’intérêt public 公益法人, etc., et s’il n’y pas de revenus mensuels d’entreprise, il n’est pas nécessaire de saisir les revenus détaillés de chaque mois jusqu’en décembre 2020.

Saisie des montants de l’activité

Infos Locales au Japon recommande de les saisir, afin de faciliter le calcul du montant de la subvention mensuelle. Cette subvention utilisera les mêmes données.

Sur cet écran, saisir les montants en caractères simples (romajis). L’information doit être saisie au yen près.

Vérifier les montants saisis pour le calcul et saisir le montant annuel de l’activité

Le total des revenus de l’année de référence pourrait servir aux calculs des prochaines subventions.

Japonais	Signification	Que remplir
基準年1月の事業収入 基準年2月の事業収入 基準年3月の事業収入	Revenu d’entreprise en janvier de l’année de référence
基準年の年間事業収入	Revenu annuel d’entreprise de l’année de référence	Saisir le montant en caractères simples (romajis). L’information doit être saisie au yen près. Saisir le montant du revenu annuel de l’année qui servira de référence et dans lesquels se trouvent les 3 mois de référence
対象月	Mois servant de base de calcul
２０２１年の対象月の事業収入	Revenu d’entreprise pour le mois cible de 2021
法人名または代表者氏名と確定申告名義	Raison sociale ou nom du représentant et nom de la déclaration finale de revenus
一致している	Correspond
一致していない	Ne correspond pas
給付申請額	Montant de la subvention
上限６０万円	Plafonné à 600 000 yens	Pour les entreprises individuelles, le plafond est de 300 000 yens.

Attacher les documents nécessaires à la démarche

• Les seuls formats de scan ou photo acceptés sont JPG, JPEG, PNG et PDF.
• La taille de la photo ne doit pas dépasser 10MB.
• Les téléphones intelligents sous iOS 11 ou avec une version plus récente enregistre les photos sous un format HEIF. Ce format n’est pas accepté pour l’application. Pour résoudre le problème, il y a deux méthodes qui permettent de sauver de nouveau au format JPEG.
  1. Aller dans Réglages -> Formats -> choisir « Le plus compatible » ou
  2. Aller dans Réglages -> Conserver les réglages -> arrêter l’option « Live Photos ».

Japonais	Signification	Que remplir
ファイルの選択	Choisir un ficher
２０１９年１~３月を含む年度の確定申告 et ２０２０年１~３月を含む年度の確定申告	Déclarations fiscales des exercices 2019 et 2020	Inclure celles qui mentionnent les revenus de janvier à mars 2019 et 2020.
２０１９年１~３月を含む年度の法人事業概況説明書（オモテ面）et ２０２０年１~３月を含む年度の法人事業概況説明書（オモテ面）	Manuel de présentation des activités de l’entreprise pour l’exercice 2019 et 2020 (Recto)	Inclure ceux qui concernent les revenus de janvier à mars 2019 et 2020
２０１９年１~３月を含む年度の法人事業概況説明書（ウラ面） ２０２０年１~３月を含む年度の法人事業概況説明書（ウラ面）	Manuel de présentation des activités de l’entreprise pour l’exercice 2019 et 2020 (Verso)	Inclure ceux qui concernent les revenus de janvier à mars 2019 et 2020
２０２１年の対象月の売上台帳	Grand livre des ventes pour le mois qui sert au calcul de la subvention
履歴事項全部証明書	Certificat de tous les éléments de l’historique	Le document doit avoir été émis il y a moins de 3 mois. Lorsqu’il comporte plusieurs pages, tout envoyer. Pour cela créer un fichier qui concatène les différents fichiers.
確定申告書類に収受日付がない場合の追加書類（e-taxの受信通知等）（１）et（２）	Documents supplémentaires (avis de réception de taxe électronique, etc.) lorsque la déclaration de revenus finale n’a pas de date de réception (1) et (2)	Lorsque les documents sont répartis sur plusieurs exercices fiscaux, fusionner ces informations en un seul document à attacher.
取引先情報一覧	Liste des coordonnées des partenaires commerciaux

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