Déclaration fiscale des frais des freelances & indépendants au Japon

Les personnes qui exercent en freelance, c’est-à-dire, les personnes qui ont une profession indépendante comme les profs, les écrivains, les orthophonistes qui ne sont pas montés en société ou employés par une société, etc., doivent faire une déclaration de revenus entre février et mars. Ce document explique les différents frais qu’il peut être utile de déduire de ses revenus.

Amis lecteurs, pardonnez ce petit avertissement, hélas inévitable quand on parle d’argent et de lois

Comme c’est le cas pour tous les articles publiés sur cette page, Infos Locales au Japon aspire à faciliter la compréhension des démarches, mais ne peut pas garantir que la traduction est sans erreurs. Ces traductions sont fournies sans garantie de résultats, y compris financiers. Les textes changent en permanence, surtout en ce moment. Cela veut dire qu’il faut aller vérifier l’information à la source. Les liens sont mis dans le texte ci-dessous. Dans le cas présent, il s’agit des services fiscaux japonais et du ministère des Finances. Comme il s’agit d’argent, Infos Locales au Japon s’excuse d’insister. Vous devez absolument contacter
— Les services fiscaux du pays dans lequel vous vous trouvez (pour le Japon, voir ici. Pour la France, voir ici), ou
— Un spécialiste de ces questions. En général, on parle de fiscaliste ou de comptable.
pour vérifier votre statut et que les conditions s’appliquent dans votre cas.

Fiscaliste se dit zeirishi 税理士 en japonais. La liste des fiscalistes qui parlent anglais et sont certifiés au Japon se trouve ici.

Les personnes qui travaillent en tant qu’indépendant ne font pas de versement d’impôts par prélèvement à la source. Aussi, il leur faut déclarer leur revenus après avoir fait la liste de leurs revenus annuels et de leurs frais. Ci-dessous la liste des frais que l’on devrait pouvoir déduire quand on a travaillé comme Freelance ou chef de très petite entreprise.

Bien entendu, les frais se déclarent au même titre que les revenus.

Note : Infos Locales au Japon sépare de ce document les explications sur les abattements et autres déductions, ainsi que celles sur les différentes formes de revenus.

Les obligations comptables

Depuis janvier 2014, toute personne qui travaille pour son compte a l’obligation de tenir un journal comptable de son activité… et de le conserver.

La liste des frais doit être tenue en respectant les règles suivantes.

Dissocier les frais de gestion de l’activité des frais liés à la vie courante

Beaucoup de personnes travaillent à domicile. Dans ce cas, il faut discerner ce qui est dépensé à titre privé de ce qui fait partie du financement de l’activité professionnelle.

Dissocier les revenus liés à l’activité d’entreprise des revenus divers

Lorsqu’une personne travaille en indépendant, il lui faut définir le type de revenu perçu. Ce revenu fait-il partie de l’entreprise (par exemple, les cours) ou s’agit-il de revenus variés (par exemple, un temps partiel pour une durée courte). En fonction de ces revenus, la façon d’écrire sa déclaration fiscale peut changer du tout au tout.

Inscrire les amortissements dans les frais

Les machines à copier, les voitures, etc., sont des grosses dépenses. Ce matériel vieillit, et il faut le remplacer. On remplace un ordinateur en moyenne tous les 5 ans. Aussi, les comptables utilisent des grilles qui définissent comment diviser la valeur totale des frais d’achats de ce genre d’équipements, afin de les déduire pendant la même période. Cela permet de faire baisser les impôts pendant la même période, au lieu d’avoir une année avec une grosse dépense et les années suivantes, des revenus trop importants.

Ce mécanisme comptable s’appelle “amortissement”. Il s’agit d’une pratique internationale.

Par exemple, un entrepreneur peut acheter pour 100 000 yens un matériel dans l’année. Cet appareil a un cycle de vie, qui est par convention comptable de 4 ans. Selon une des méthodes comptables d’amortissement possibles, il pourrait déduire 25 000 yens chaque année sur 4 ans, au lieu d’inscrire l’appareil pour 100 000 yens l’année de son achat. Il faut donc connaître deux choses :

• les durées d’amortissement autorisées par les services fiscaux japonais.
• les méthodes de calcul autorisées pour ces amortissements.

N’étant pas fiscaliste, comme toujours, Infos Locales au Japon conseille donc de se rapprocher d’un comptable, d’une Chambre de Commerce ou d’un fiscaliste pour vous aider sur ce point.

Si un.e conjoint.e ne travaille pas et aide dans l’activité, le déclarer

Lorsque le couple travaille ensemble dans la même entreprise, ce conjoint peut être rémunéré, et cette rémunération peut être partiellement déduite de la déclaration fiscale.

Le montant déductible dépend du type de déclaration fiscale faite, à savoir 白色申告 ou 青色申告. La couleur de la déclaration dépend des revenus et du type de travail.

Dans le cas des 白色申告, la déduction fiscale pour le revenu du conjoint peut monter jusqu’à hauteur de 860 000 yens, et on emploie un autre membre de la famille, à 500 000 yens pour une personne.

Il faut néanmoins noter que ces déductions sont autorisées proportionnellement aux niveaux de revenus et à la durée du travail (qui doit être supérieure à 6 mois).

Dans le cas des 青色申告, il faut justifier l’emploi de membres de la famille, en faire la déclaration avant de les employer, et si cela est accepté, leurs salaires seront complètement déductibles. (NdT – ils ou le couple devront faire une déclaration fiscale de leur côté).

Ne pas oublier les revenus facturés mais non perçus

Si le travail demandé a été fourni, et si il peut faire l’objet d’une facturation, il doit être déclaré même si son montant n’a pas été payé par la personne qui en bénéficie, avant la fin de l’année fiscale.

Conserver les originaux du journal et des reçus/factures

La durée de conservation obligatoire pour tout ce qui concerne l’activité professionnelle en freelance est comme suit :

• Journaux comptables
  • journal légal – qui contient tous les montants de revenus et dépenses – 7 ans.
  • Journal d’activité professionnel, non obligatoire – 5 ans.
• Documents, etc.
  • Tous les tableaux nécessaires pour le calcul comptable et tous les documents associés – 5 ans.
  • Tous les documents de factures et autres preuves d’achats et vente, 5 ans.

Quels sont les frais déductibles des impôts ?

給料・賃金 Kyūryōchingin – Salaires : des employés. Attention aux limitations concernant l’emploi d’un membre de la famille.

外注工賃 Gaichū kōchin – sous-traitance.

減価償却費 Gankashōkyaku-hi – amortissements. Attention à bien séparer ce qui est biens pour utilisation personnelle de ce qui est pour l’activité professionnelle.

賃倒金 Chintôkin – les dettes et impayés

地代・家賃 Jidai yachin – le loyer (dans le cas de location de locaux professionnels, de parking, etc.) NdT : lorsqu’on travaille à la maison, on peut, en principe, déduire une partie de son loyer, mais il faut pouvoir l’expliquer. Je recommande d’en parler avec un comptable, pour savoir comment faire.

利子割引料 Rishi waribiki-ryō – les intérêts sur les prêts pour activité professionnelle. Attention à bien séparer ce qui est intérêts pour utilisation personnelle de ce qui est pour l’activité professionnelle.

租税公課 Sozei kōka – les taxes payées pendant l’année fiscale, sauf les taxes sur le revenu et les taxes locales. Cela comprend les taxes d’activité, les taxes foncières, les taxes sur la voiture, les taxes d’achat de biens immobiliers, les taxes d’enregistrement et les taxes de timbre.

荷造運賃 Nidzukuri unchin – les frais d’emballage.

水道光熱費 Suidō kōnetsu-hi – les charges telles que l’électricité, l’eau, le gaz etc. Attention à bien séparer ce qui est achat pour utilisation personnelle de ce qui est pour l’activité professionnelle.

旅費交通費 Ryohi kōtsū-hi – les frais de transport et de voyage. Les transports en train, bus, taxi, les hôtels etc. liés à l’activité professionnelle.

通信費 Tsûshin-hi – les frais de téléphone, internet, timbres, etc. Attention à bien séparer ce qui est frais de communication pour utilisation personnelle de ce qui est pour l’activité professionnelle.

接待交際費　Settaikôsai-hi – les frais de représentation servant à la vente, tels que les factures de restaurant, théatre, voyages, les cadeaux etc.

広告宣伝費 Kôkoku senden-hi – les frais de publicité　ont admis les publicités dans les

• Journaux et dépliants,
• les objets affichant la marque,
• les décorations de vitrines.

損害保険料 Songai hokenryô – les cotisations d’assurance habitation et automobile, liés à l’activité.

修繕費 Shūzen-hi – les coûts de réparation pour le toit, le local professionnel. Attention, les coûts pour expansion du local ou amélioration sont des frais amortissables, et doivent être déclarés dans la case amortissement.

消耗品費 Shomôhin-hi – les biens de papeterie et autres consommables, jusqu’à hauteur de 100 000 yens (en 2021).

福祉厚生費 Fukushi kôsei-hi – les charges sociales, y compris la part patronale des cotisations sociales pour les employés. Y ajouter les frais et allocations pour le personnel, les voyages d’entreprise etc. Attention : un voyage en couple lorsque les conjoints travaillent ensemble ne peut être considéré comme faisant partie de l’activité professionnelle.

新聞代 Shinbun dai – les journaux spécialisés en relation avec l’activité professionnelle. Les quotidiens et autres magazines généraux ne rentrent pas dans les frais déductibles.

雑費 Zappi – les frais divers. Seuls ceux liés à l’activité, bien entendu.

専業者控除 sengyôsha kôjo – la déduction pour emploi d’un membre de la famille.

Un dernier mot, comme toujours

Infos Locales au Japon insiste. En matière de déclaration fiscale, il vaut toujours mieux consulter un fiscaliste et ne pas s’appuyer uniquement sur les documents d’Infos Kyushu et Infos Locales au Japon.

En tant qu’étrangers, nous ne comprenons pas toujours toutes les règles, et il y a des exceptions qu’Infos Locales au Japon n’est pas nécessairement en mesure de connaître.

Surtout, chaque cas est particulier.

Les centres des impôts prennent le temps de nous répondre. Il vaut mieux les contacter que supposer. Il y a également dans les plus grandes villes du Japon, des associations de fiscalistes qui proposent des consultations gratuites. Celles-ci ont lieu soit dans leur bâtiment, soit dans les mairies, au moins une fois toutes les 2 semaines.

Sources : Les informations publiées dans cet article ont été trouvées dans des journaux et livres, sur internet, et sur la page du site des impôts japonais.

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