Pour tous ceux qui nous lisent
Comme toujours, Infos Locales au Japon et Infos Kyushu mettent ces documents à titre d’information. Nous pouvons avoir mal compris ou traduit l'information, ou celle-ci peut avoir évolué depuis l'écriture de cet article. Nous mettons également à jour nos articles si la situation le demande, mais cela peut parfois prendre du temps. Cette page encourage donc chacun à vérifier les informations à la source, et de se tenir régulièrement informés par NHK Japon ou NHK World.
En cas d'urgence médicale
En cas d'urgence non-COVID
Pourquoi s’inscrire au Consulat ?
Congés payés annuels : les règles (3)
Les questions sur les congés payés sont fréquentes dans notre communauté. Dans la troisième partie de cette brochure, le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales explique comment gérer facilement les congés payés annuels.
Ce document étant long, il est divisé en plusieurs articles. Pour se référer aux autres traductions, voir ici :
Ce qu’il faut retenir de cette seconde partie :
- La gestion des jours de congés peut se simplifier par plusieurs méthodes.
Source : 000463186.pdf
Amis lecteurs, pardonnez ce petit avertissement écrit en pensant à votre sécurité.
Comme c’est le cas pour tous les articles publiés sur cette page, Infos Locales au Japon aspire à faciliter la compréhension des mesures, mais ne peut pas vous garantir que sa traduction est sans erreurs. Ces traductions sont fournies sans garantie de résultats. Les textes et les dates changent en permanence. Cela signifie qu’il faut aller vérifier l’information à la source. Les liens vers la source sont mis dans en début de l’article.
Sommaire de cette partie
II. Manuel de gestion pratique
1. Méthodes pour faciliter la gestion des congés annuels payés
Problèmes potentiels
La date d’entrée dans l’entreprise variant d’un employé à l’autre, la date de référence diffère pour chaque employé. Il est donc nécessaire de gérer en détail qui doit prendre 5 jours de congés payés annuels et jusqu’à quand.
Méthode 1. Uniformiser la date de référence au début de l’année ou au début de l’exercice financier (Éligibilité : Les grands lieux de travail avec des effectifs importants, les lieux de travail qui recrutent massivement de nouveaux diplômés, etc.)
Il est utile de combiner toutes les dates de référence en une seule. Par exemple, en uniformisant toutes les dates de référence au début d’année (au 1er janvier) ou au début d’exercice financier (au 1ᵉʳ avril), il devient possible de gérer de manière uniforme un plus grand nombre de personnes.
(Voir « Coin Quotidien – Congés payés annuels : les règles (2) » pour des informations sur la manière de traiter les périodes qui se chevauchent de ce fait)
Méthode 2. Uniformiser la date de référence en la plaçant en début de mois, par exemple. (Éligibilité : Les lieux de travail qui recrutent à mi-carrière, les lieux de travail relativement petits, etc.)
Même si l’employé entre dans l’entreprise au milieu d’un mois, l’entreprise fait correspondre la date de référence avec le début du mois. Par exemple, en uniformisant la date de référence au début d’un mois pour toutes les personnes employées au cours du mois, il devient possible de gérer ces personnes en une fois.
(Exemple) Quand un employeur accorde des congés payés annuels au bout d’un an depuis l’entrée dans l’entreprise, comme l’exige la loi.
(Exemple) Quand l’employeur uniformise la date d’octroi à la date de référence qui tombe le premier jour du mois au cours duquel on attribue des congés payés annuels.
2. Méthodes pour assurer la prise de 5 jours de congés par an
Méthode 1. Élaborer un tableau de planification des congés payés annuels à la date de référence
Pour que les travailleurs puissent prendre leurs congés annuels sans se soucier de leurs supérieurs et de leurs collègues sur le lieu de travail, l’employeur doit élaborer un tableau de planification des congés payés annuels et y indiquer clairement les congés envisagés par chaque travailleur.
1. Élaborer un tableau de planification des congés payés annuels
Pour s’assurer que de nombreux employés prennent leurs congés payés annuels, il est important de faire en sorte qu’ils puissent les planifier. Le fait d’élaborer un tableau de planification des congés payés annuels individuel par période, par exemple par an, par trimestre ou par mois, permet de faire savoir quand chacun prend ses congés. Cela facilite la coordination sur le travail pendant la prise de congés.
2. Quand élaborer le tableau de planification des congés payés annuels
Pour que l’employeur remplisse son obligation de faire prendre 5 jours de congés payés annuels, il est important qu’il commence par élaborer un tableau de planification (calendrier) des congés payés annuels de l’année à la date de référence, afin que les travailleurs puissent planifier leur prise de congés annuels.
(Exemple) Tableau de planification des congés payés annuels (annuel)
| Nom et prénom | Date de référence | Nombre de jours de congé annuel disponibles à la date et l’heure de référence | Total annuel | Avril | Mai | Juin (et ainsi de suite) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 佐藤 太郎 | 2019/4/1 | 20 jours | Nombre de jours prévus | 20 jours | 2 jours 2 jours entre le 26 et le 30 mai. | 2 jours （5/1、5/2） | 2 jours 3 jours prévus en milieu d’année |
| Nombre de jours pris (effectivement) | 6 jours | 2 jours （4/26、4/27） | 2 jours （5/1、5/2） | 2 jours （6/15,6/16） | |||
| 鈴木 花子 | 2019/4/1 | 15 jours | Nombre de jours prévus | 15 jours | 2 jours （4/15、4/16） | 2 jours （5/20、5/21） | 1 jour （6/2） |
| Nombre de jours pris (effectivement) | 5 jours | 2 jours （4/15、4/16） | 1 jour （5/20） | 2 jours （6/2,6/3） | |||
※ Plus on avance dans l’année, plus le plan annuel évolue par rapport au plan initial. Par conséquent, il est possible de préparer un plan trimestriel ou mensuel qui permet un ajustement plus en profondeur pour tenir compte des changements de calendrier et des circonstances professionnelles.
(Exemple) Tableau de planification des congés payés annuels (mensuel)
| Nom et prénom | Jour | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Jour | 月 | 火 | 水 | 木 | 金 | 土 | 日 | 月 | 火 | 水 | 木 | |
| 佐藤 太郎 | ○ | ○ | ||||||||||
| 鈴木 花子 | ○ | ○ | ||||||||||
| … | ||||||||||||
- Parallèlement à la préparation du plan, l’employeur peut construire un environnement de travail où il est facile de prendre des congés payés annuels. Par exemple, il peut élaborer un système de travail fondé sur l’idée que l’employé prendra ses congés payés, et en implémentant un suivi de l’état d’avancement des congés.
Méthode 2. Quand l’employeur définit la période
- Depuis avril 2019, l’employeur doit désigner une période pour prendre 5 jours de congés payés annuels. (Voir les pages 5 à 10) Ce qui suit explique la manière dont l’employeur peut désigner la période de prise des congés.
1. Quand désigner la période de prise des congés
L’employeur doit désigner, dans une durée appropriée, la période dans un délai d’un an à partir du jour de référence. Toutefois, quand il s’agit de veiller à ce que les employés prennent effectivement leurs 5 jours de congés payés annuels.
- Après l’écoulement d’une certaine durée depuis la date de référence (par exemple, après six mois), l’employeur devra désigner une période pour les employés qui ont demandé et pris moins de 5 jours de congés payés annuels. (Voir l’image « 2. illustration concrète »)
- Si travailleurs ont pris beaucoup moins de jours de congés payés annuels durant les années précédentes, l’employeur désignera pour eux une période qui commencera à la date de référence, pour leur permettre de prendre des congés planifiés n’importe quand dans le courant de l’année.
Cette méthode permet une gestion efficace et n’empêche pas les travailleurs de demander des congés annuels.
2. Illustrations concrètes
Illustration : Quand l’employeur désigne une période pour les employés qui ont demandé et pris moins de 5 jours de congés payés annuels au bout de 6 mois depuis la date de référence.
① Attribution d’au moins 10 jours de congés annuels en date du 1ᵉʳ avril.
⇒ Naissance de l’obligation pour l’employeur de faire prendre 5 jours de congés annuels au cours de l’année (entre le 1ᵉʳ avril et le 31 mars).
② Au bout du premier semestre (le 1ᵉʳ octobre), l’employé n’a pris que 2 jours de congé annuel (et n’en a pas demandé plus à cette date).
③ L’employeur désigne la période de prise de congés pour le nombre de jours restant à prendre pendant le reste de l’année.
Méthode 3. Utiliser le système d’attribution planifiée des congés payés annuels (congés annuels planifiés)
- Ce qui suit présente le système d’attribution planifiée des congés payés annuels (congés annuels planifiés). Les congés annuels planifiés permettent aux travailleurs de prendre leurs congés payés annuels sans hésitation, car les jours de congé planifiés leur sont attribués à l’avance. Les jours de congés payés annuels pris dans le cadre du système d’attribution planifiée rentrent dans le décompte des 5 jours de congés à prendre obligatoirement.
(Voir la fin de cet article pour les procédures d’implémentation).
1. Avantages de l’implémentation
La gestion du travail est facile et systématique.
L’employé peut prendre des congés payés annuels sans hésiter.
2. Nombre de jours (il est possible de planifier les jours restants après avoir pris 5 jours)
Exemple : attribution de congés payés annuels dans le cas d’un travailleur qui bénéficie de 11 jours.
| 6 jours | 5 jours |
|---|---|
| L’entreprise peut fournir des congés planifiés en vertu d’accords de travail. | L’employé peut prendre ses jours de congé librement. |
3. Méthode (Il convient d’utiliser la méthode qui convient le mieux à la situation réelle de l’entreprise et au lieu de travail)
(1) Méthode d’octroi simultané en raison d’une suspension d’activé commerciale de l’entreprise ou du lieu de travail.
Méthode consistant à accorder des congés payés annuels à tous les travailleurs le même jour (utilisée, par exemple, dans l’industrie manufacturière et sur d’autres lieux de travail où l’on peut arrêter les opérations pour permettre à tous les travailleurs de se reposer).
(2) Le système d’octroi des congés par roulement d’équipe ou de groupe
Il s’agit d’une méthode qui permet d’attribuer des congés payés annuels par roulement d’équipe ou de groupe. (Par exemple, on utilise cette méthode dans le domaine d’activité commerciale et les industries pour lesquelles il est difficile d’ajouter des jours de fermeture, tels que la distribution et les services.)
(3) La méthode d’attribution individualisée conformément au tableau de planification d’attribution des congés payés annuels
Il est possible de mettre en place le système d’attribution planifiée des congés payés annuels au niveau individuel. En plus des vacances d’été, de fin et de début d’année, ou de la Golden Week, certains attribuent prioritairement des congés pour les dates anniversaires du travailleur, telles que les anniversaires, les dates de mariage, etc.
Exemple ① : l’attribution planifiée des congés payés annuels a lieu en été et en fin et début d’année, ce qui permet de prendre un pont long
Combiner les congés payés annuels planifiés avec les vacances d’été et de fin et de début d’année permet de prendre de longues vacances. Ne nombreux employeurs utilisent cette méthode avec la méthode d’octroi simultané en raison d’une suspension d’activé commerciale de l’entreprise / du lieu de travail et avec le système d’octroi des congés par roulement d’équipe ou de groupe.
Exemple ② Utiliser les congés consécutifs pour faire un pont
Si les vacances sont espacées en raison du calendrier, les congés annuels planifiés peuvent être utilisés pour combler l’écart entre les vacances, ce qui aide à créer un pont.
Par exemple, si le lieu de travail ferme le samedi, le dimanche et les jours fériés et qu’un mardi est férié, en octroyant un jour planifié de congés payés annuels le lundi, l’employé pourra faire un pont de 4 jours, avec le samedi et le dimanche précédent.
En outre, comme le montre l’exemple ci-dessous, il est possible d’obtenir environ 10 jours de congé consécutifs pendant la Golden Week en accordant systématiquement des congés payés annuels entre les jours fériés, les samedis et les dimanches.
Ainsi, la promotion de l’utilisation planifiée des congés annuels permet aux travailleurs de prendre plus facilement de grandes vacances.
Exemple ③ Instaurer des jours de congés payés annuels planifiés pendant les périodes calmes afin d’encourager l’utilisation des congés payés annuels
Ce qui suit est un exemple d’octroi de congés planifiés à un moment où les affaires sont relativement calmes. Lorsque l’on peut anticiper des périodes d’accalmie des activités commerciales durant l’année, l’employeur peut améliorer le taux d’utilisation des congés annuels sans perturber l’activité de l’entreprise, en planifiant la prise de congés pendant cette période.
Exemple ④ Établir un système de congés pour les dates anniversaires
Pour améliorer la tolérance du lieu de travail quant à la prise de congés payés annuels, il est possible d’encourager à prendre des congés payés annuels en prétextant des « dates anniversaires ». On peut, par exemple, choisir l’anniversaire du travailleur, de son mariage ou d’un de ses enfants.
Ces congés payés annuels à de telles dates d’anniversaire se planifient facilement puisque les dates sont prédéterminées.
Cette méthode utilise le système d’octroi des congés par individu, avec l’aide d’un tableau de planification de jours de congés payés annuels.
Ajouter un jour de congé au samedi, dimanche et jours fériés
Il existe aussi la méthode du « jour de congé plus un », qui consiste à ajouter un jour de congés payés annuels aux week-ends et jours fériés, ce qui correspond à 4 jours consécutifs.
Il est recommandé d’implémenter au moins trois jours (2 jours + 1) de congés en combinant les congés aux congés payés annuels, conformément aux accords de coopération patronale-syndicale.
Un exemple d’initiatives spécifiques sur le lieu de travail
Le gouvernement encourage les employeurs à créer un environnement de travail d’équipe, où il est facile de prendre des congés en partageant les informations au sein de l’équipe.
Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales a mené des entretiens auprès d’entreprises qui encouragent la prise de congés payés annuels. Il a constaté que les entreprises qui menaient des réunions hebdomadaires au cours desquelles les travailleurs faisaient part de leurs progrès aussi bien pour leurs cadres que leurs collègues, ne travaillant pas individuellement, mais en équipe, déployaient des efforts pour garantir que les opérations continuent même quand le travailleur prenait des congés.
Il est important que chaque travailleur effectue correctement sa mission dans chaque département, mais lorsque le travail a lieu en équipe, partager les progrès avec l’équipe permet de créer un environnement de travail dans lequel il est aisé se prendre des congés.
Il convient de s’efforcer de créer un environnement propice à la prise de congés
◎ Organiser un environnement où on prend facilement des congés payés annuels.
Le gouvernement recommande aux directeurs d’orienter l’entreprise vers la création d’un environnement dans lequel il est facile de prendre des congés payés annuels, par exemple en appelant à les prendre, ou qui sensibilise les travailleurs à ce sujet.
◎ Créer des occasions de négocier avec les travailleurs
Il convient de discuter des mesures spécifiques pour améliorer le taux d’utilisation des congés payés annuels, tout en vérifier leur utilisation.
| (Pour référence) Site portail pour améliorer les conditions de travail et de repos 労働者の休み方等について | 働き方・休み方改善ポータルサイト |
| Le Site Portail pour améliorer les conditions de travail et de repos fournit des informations pour aider les entreprises à examiner et à améliorer la façon dont leurs employés travaillent et prennent leurs congés. Le gouvernement en encourage l’utilisation pour amélioration les méthodes relatives au travail et aux congés. |
Référence : les démarches nécessaires pour introduire un système d’octroi planifié (congés annuels planifiés)
L’introduction de congés annuels planifiés nécessite des dispositions conformes aux règlements du travail et un accord patronal-syndical.
(1) Les dispositions conformes aux règlements du travail
Lorsqu’une entreprise introduit des congés annuels planifiés, elle doit d’abord décider comment elle « fera prendre des congés de manière planifiée sur une période déterminée après avoir conclu un accord avec les représentants des travailleurs, le congé devant être pris de manière planifiée pendant la période spécifiée dans la convention collective. »
年次有給休暇の計画的付与に関する就業規則の規定例
（年次有給休暇）
第○条
(前略)
・前項の規定にかかわらず、労働者代表との書面による協定により、各労働者の有する年次有給休暇日数のうち５日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。
Exemple de règlement de travail concernant l’octroi prévu de congés payés annuels
(Congés annuels payés)
Article ○
(Omis)
Nonobstant les dispositions du paragraphe précédent, l’employeur peut, par accord écrit avec le représentant des travailleurs, exiger de chaque travailleur qu’il prenne toute partie de son congé annuel payé qui dépasse cinq jours au cours d’une période déterminée à l’avance.
(2) Conclure un accord patronal-salarial
Au moment de l’octroi effectif de congés planifiés, l’employeur doit avoir conclu un accord avec les syndicats ou un délégué qui représente la majorité des travailleurs conformément aux conventions collectives. Il n’est pas nécessaire de déclarer cet accord au Bureau local d’inspection des normes du travail. Les éléments à stipuler dans la convention collective sont les suivants.
① Travailleurs éligibles pour des congés planifiés
Les personnes dont on sait qu’elles prennent un congé parental ou un congé de maternité pendant la période d’octroi des congés prévues, ou celles dont on sait qu’elles prennent leur retraite de manière anticipée en raison de l’âge de la retraite, seront exclues du champ d’application des congés prévus en vertu de l’accord patronal-syndical.
② Nombre de jours de congés payés annuels
Les employeurs doivent s’assurer que chaque travailleur prenne librement au moins 5 jours de congés payés annuels. En conséquence, le nombre de jours de congés planifié au delà des 5 jours s’octroie conformément aux conventions collectives.
À l’introduction des congés annuels planifiés, il faut avoir conclu un accord patronal-syndical.
(Pour référence) Il est nécessaire de conclure un accord conforme aux règles du travail pour introduire un système d’attribution planifiée (congés planifiés).
③ Méthodes spécifiques d’allocation planifiée
- En cas d’octroi simultané de congés annuels payés en raison de la fermeture d’un lieu de travail entier, il faut déterminer précisément les dates des jours accordés.
- Dans le cas d’un système de rotation des congés annuels payés pour chaque unité ou groupe, les dates spécifiques d’octroi des congés annuels payés seront déterminées pour chaque unité ou groupe.
- Dans le cas d’octrois individuels de congés payés sur la base d’un calendrier annuel d’octroi de congés payés, etc., on détermine la date création du calendrier et les procédures, etc.
④ Traitement des personnes qui ont peu de jours de congés payés annuels
Quand l’entreprise met tout le lieu de travail en congé en fermant temporairement, les nouveaux employés qui n’ont pas encore plus de 5 jours de congés payés annuels font l’objet d’une des mesures suivantes.
- Les jours de fermeture temporaire uniforme sont rémunérés comme des congés payés spéciaux.
- Les jours de fermeture temporaire uniforme font l’objet d’indemnités de congé égales à au moins 60 % du salaire moyen.
⑤ Modification des dates d’octroi planifié des congés
Quand on peut anticiper qu’il y aura de nouvelles modifications du plan d’octroi, il convient de déterminer dans les accords de travail, comment en faire la démarche.
Liens utiles (Coin quotidien)
Le « Coin quotidien » d’Infos Locales au Japon permet de trouver les documents sur toutes les démarches du quotidien.
- Son coin « Argent » touche à des questions sur la finance, les assurances (y compris la Sécurité sociale), la fiscalité, la retraite et les successions),
- Il contient également un Carnet d’adresses utiles liées à ces sujets,
- Des informations concernant le monde du travail, les points légaux importants, et la santé.
- Des aides non-COVID pour les entreprises se trouvent dans le coin monde du travail.
- La rubrique « vie quotidienne » traite aussi de l’éducation, etc.