Formulaires – Inscription et MAJ du dossier de la caisse de retraite nationale japonaise

L’inscription à une caisse de retraite japonaise est obligatoire pour toute personne qui doit résider au Japon, et qui a plus de 20 ans. Ne pas y adhérer fait perdre le droit d’accès à la pension de retraite.

Note : Par convention internationale, l’inscription à la caisse nationale japonaise permet d’augmenter le nombre de trimestres « payés » afin de toucher sa pension de retraite en France. Les caisses de retraite japonaises et françaises échangent les informations sur les versements ou absences de versement des cotisations. Cela permet de toucher la retraite aussi bien en France qu’au Japon. Il est donc préférable de ne pas négliger les démarches et de bien tenir son dossier à jour.

Infos Locales au Japon présente ici le formulaire à remplir pour les démarches d’inscription, ou pour tout changement de statut lié événement important de la vie. Attention, ce formulaire ne suffit pas pour demander un report ou une annulation de cotisations.

À quoi sert ce document.

Ce document sert à faire les démarches dans les situations suivantes :

• à l’arrivée au Japon,
• après un déménagement, changement de nom, décès,
• après un changement de situation professionnelle,
• lorsqu’on souhaite augmenter ses cotisations pour percevoir une pension plus élevée dans le futur,
• Pendant que l’on attend un enfant ou vient juste d’accoucher,
• lorsqu’on veut cotiser de manière facultative,
• lorsqu’on a besoin de faire refaire ses papiers.

L’inscription à la retraite se fait APRÈS avoir terminé les démarches d’inscription à la mairie de son domicile. Elle se fait dans les services de la mairie, département retraite (年金課).

Saisir les informations sur le formulaire.

Les préposés des mairies savent faire les démarches, et, à la connaissance de Infos Kyushu et Infos Locales au Japon, sont toujours très patients avec les étrangers. Ils montrent comment écrire les formulaires, mais n’ont pas le droit de les écrire à notre place.

Les dates.

Les dates s’écrivent en générale sous le format des années japonaises 和暦 (wareki), sauf si il est écrit 西暦 (seireki) ou 西 devant la date. Cela signifie que nous devons connaitre l’équivalent dans le calendrier japonais de chaque date de notre calendrier grégorien.

Ci-dessous le lien pour trouver l’année qui correspond. https://seireki.hikak.com/

Si une personne est née le 13 juin 1979, sa date de naissance japonaise, s’écrira 昭和54年6月13日 (année japonaise, mois, puis jour).

Les adresses.

Les adresses, en japonais, sont aussi difficiles à comprendre quand on ne lit pas le japonais. Pour cela, Infos Locales au Japon et Infos Kyushu ont résumé les règles dans le document suivant : Écrire et lire une adresse au Japon.

Exemple de formulaire à saisir

Chaque rubrique de ce formulaire est numérotée. Pour faciliter la visibilité, Infos Locales au Japon n’a pas tout traduit sur la photo et ajoute donc quelques commentaires.

Comment remplir les rubriques des groupes B et C

Pour des raisons techniques, ces points sont résumés sur les photos suivantes. En cas de difficultés à les lire, ne pas hésiter à contacter Infos Locales au Japon.

Points important concernant la soumission du dossier

• ③ Nom et prénom : Saisir l’information telle qu’elle est enregistrée dans les dossiers de la mairie (jûminhyô)
• ⑧ Nationalité : Ne saisir que lorsqu’on est d’une nationalité autre que japonaise.
• ⑨ Nom commun pour les étrangers : Saisir l’information telle qu’elle est enregistrée dans les dossiers de la mairie (jûminhyô).

À propos de 「Ｂ． Demandes」,「Ｃ． Déclaration」

• Se référer au document : « ⑪ Dans la case 該当・申出年月日／出産（予定）日 ». Choisir le numéro qui correspond et saisir la date (format japonais an/mois/jour).
• Lorsqu’il est possible de donner des raisons qui justifient un dépôt de demande pour une exemption, remplir la case 「⑬保険料納付申出の確認」. De plus, lorsque l’on
  souhaite payer les primes d’assurance (qui avaient été exonérées), il faut aussi présenter le document intitulé 「国民年金保険料免除期間納付申出書」.
• La notification de changement d’adresse, de nom et de décès n’est requise que pour les personnes sans numéro individuel my Number.
• Pour une participation volontaire à l’étranger, entrer le nom du partenaire national (nom, adresse, relation avec la personne assurée) dans la colonne 「備考」.
• S’il faut que la caisse de retraite envoie les certificats d’exonération ou les avis de paiements (国民年金保険料納付書・控除証明書等) à une autre adresse que celle par défaut, le mentionner dans la rubrique 「備考」.

Concernant les documents à attacher à la demande lorsqu’on utilise son numéro individuel マイナンバー（個人番号）

Si la démarche a lieu au guichet, il lui suffit de présenter la carte MyNumber (ou le papier vert et une pièce d’identité). Dans les autres cas, présenter une copie recto verso de la carte MyNumber ou une copie des documents ① et ② ci-dessous.

Lorsque les démarches se font par la poste, attacher une copie recto verso de la carte MyNumber, ou une copie des documents ① et ② ci-dessous.

• ① Documents permettant de vérifier le numéro de MyNumber ： Carte (verte) d’avis de MyNumber, ou un exemplaire du jûminhyo contenant le numéro myNumber.
• ② Documents prouvant l’identité ： Permis de conduire, passeport, zairyû card (carte de séjour), etc.

※ Dans tout autre cas, se renseigner auprès des branches de la caisse de retraite pour plus d’informations sur ② les documents permettant de vérifier l’identité.

Documents nécessaires au moment de l’inscription à la caisse nationale de retraite japonaise 国民年金

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Quand on vient d'avoir 20 ans	Encercler 「１」	La veille de la date d'anniversaire	Encercler 「０」lorsqu'on est étudiant. Encercler 「２」 dans le cas contraire.
Lorsqu'on passe à un régime d'entreprise ou caisse mutuelle, et qu'on perd sa qualité de cotisant à une autre caisse de retraite (perte d'emploi).		Le lendemain de l'arrêt de travail	Encercler 「3」
Lorsque l'époux(se) arrête de travailler etc. Au moment du passage au régime de dépendant 第３号被保険者	Encercler 「２」	Le lendemain de l'arrêt de travail de l'époux(se) ou au contraire lorsque l'époux(se) n'est plus sur le même foyer fiscal.	Encercler 「5」
Lorsque l'époux(se) arrête de travailler etc. Au moment du passage au régime de dépendant 第３号被保険者		Le jour précédent l'anniversaire de l'époux(se) de 65 ans
Lorsqu'on a plus de 60 ans et souhaite cotiser de manière facultative	Encercler 「3」	Date de la demande	Encercler 「4」
Lorsqu'on vit dans un pays étranger et souhaite cotiser de manière facultative

Remplir et déposer le formulaire pour demander l’arrêt des cotisations au régime de retraite nationale

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Lorsqu'on passe à un régime d'entreprise ou caisse mutuelle, et qu'on perd sa qualité de cotisant à une autre caisse de retraite (perte d'emploi).	Encercler 「4」	Date d'entrée dans l'entreprise	Encercler 「１」
Lorsqu'on déménage à l'étranger.		Date de départ du Japon plus un jour	Encercler 「11」
Lorsqu'on souhaite arrêter de cotiser de manière facultative	Encercler 「5」	Date de la demande	Encercler 「4」

Demander à arrêter de payer la cotisation complémentaire que l’on payait déjà

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Lorsqu'on souhaite payer une prime d'assurance complémentaire (celle de 400 yens par mois en 2022)	Encercler 「6」	Date de la demande	Encercler 「１」
Lorsqu'on souhaite arrêter de payer la cotisation complémentaire			Encercler 「２」
Lorsqu'on est inscrit à la caisse de retraite des agriculteurs.	Encercler 「7」	Date d'adhésion à la caisse de retraite des agriculteurs	Encercler 「3」
Lorsqu'on cesse d'adhérer à la caisse de retraite des agriculteurs.		Date de fin d'adhésion à la caisse de retraite des agriculteurs.	Encercler 「4」

Notifier la caisse de retraite qu’il n’y a plus de raison d’exempter les cotisations (si l’on avait demandé l’exemption)

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Lorsqu'on a une raison de demander une exemption	Encercler 「8」	Date d'applicabilité	Encercler ce qui correspond
Lorsqu'on n'a plus de raison de demander une exemption.	Encercler 「9」	Date de non-applicabilité	Encercler les champs qui ne sont plus applicables

Demande d’un nouveau livret de caisse de retraite (après une perte, etc.)

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Perte du carnet de retraite, ou lorsqu'il est détruit	Encercler 「10」	Date de la demande	Encercler qui correspond à la raison qui pousse à cette demande 再交付

Demande d’exemption avant et après un accouchement 産前産後免除

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Demande d'exempƟon avant et après un accouchement 産前産後免除	Encercler 「14」	Date d'accouchement prévue	Encercler ce qui correspond 単胎 (un embryon) ・多胎 (plusieurs)

Changement d’adresse, de nom ou décès

Ce formulaire doit être présenté si l’assuré n’a (n’avait) pas de numéro individuel MyNumber.

Raison de faire ces démarches	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro	⑩Dans 届書種類・番号 Type de formulaire / numéro
Quand l'adresse change	Encercler 「11」	Date d'accouchement prévue	Inscrire l'adresse précédente et son code postal.
Quand le nom change	Encercler 「12」	Date de déclaration du changement de nom	Inscrire le nom précédent
Quand le nom change	Encercler 「13」	Date du décès	Inscrire les coordonnées de la personne qui fait la démarche.

Délégation de pouvoir

S’il est trop difficile de faire les démarches, il est possible de déléguer la démarche à quelqu’un. Dans ce cas, il convient de remplir une délégation de pouvoir (委任状 ininjô). Les formats changent d’une ville à l’autre. Ce formulaire correspond à celui du centre national : consult_01.pdf (nenkin.go.jp) (exemple de saisie : 0000017647wiasnFkQTp.pdf (nenkin.go.jp))

Il est important de noter que ce formulaire doit contenir les limites que l’on donne à la personne à laquelle on délègue les pouvoirs. Il faut donc écrire ce que l’on autorise ou pas :

• 国民年金の加入の加入手続きについて = faire tout ce qui est lié à l’inscription.
• 国民年金の情報更新に関すること = faire les démarches de mise à jour des informations.
• 死亡に関する手続きについて = démarches liées à un décès.
• 年金の加入期間について = démarches concernant la période de cotisations
• 年金の見込額について = connaître le montant prévu de la retraite,
• 各種再交付手続きについて = faire différentes démarches
• 国民年金保険料の納付、免除、学生納付特例制度等について = faire des démarches concernant le report des cotisations ou l’exemption, etc.
• 国民年金の納付相談に関すること = poser des questions sur les modes de paiement de la caisse de retraite.
• その他 = autres démarches (la personne qui délègue doit préciser ce dont il s’agit.

Pour la démarche, la personne qui délègue a besoin de fournir les informations suivantes :

• Date de délégation (date de création du document)
• Nom et adresse de la personne qui aura les pouvoirs pour cette démarche,
• Relation avec la personne qui délègue les pouvoirs,
• Livret de retraite, ou tout autre document qui montre le numéro 基礎年金番号,
• Nom, date d’anniversaire, genre, adresse et téléphone de la personne qui délègue les pouvoirs,
• Spécifier le contenu de la délégation
• Expliquer comment doivent être envoyés la « période de couverture » et le « montant estimé » de la pension (faut-il que l’agent le remette au délégué 受任者に交付を希望する ou qu’on l’envoie par courrier 本人あて郵送を希望する ?).

La personne qui a reçu la délégation de pouvoirs doit fournir

• La délégation de pouvoirs,
• Une pièce d’identité,
• Le numéro d’assuré à la caisse de retraite ou son MyNumber, ou une copie de la pièce d’identité de la personne qui délègue.

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