Congés payés annuels : les règles (2)

Les questions sur les congés payés sont fréquentes dans notre communauté. Dans la seconde partie de cette brochure, le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales explique les règles qui consistent à obliger les employés à prendre au moins 5 jours de leurs congés annuels. Ces règles existent depuis 2019.

Ce qu’il faut retenir de cette seconde partie :

• Les employeurs doivent faire en sorte que leurs employés prennent 5 de 10 jours de congés annuels, dans un délai d’un an à partir de leur date d’attribution.
• Le calcul des périodes dépend de la façon dont l’entreprise attribue les congés payés.

Source : 000463186.pdf

2. L’obligation de prendre 5 jours de congés annuels payés

Point 1. Éligibilité

Les travailleurs qui bénéficient d’au moins 10 jours de congés payés annuels sont éligibles.

• Cela se limite aux travailleurs ayant un droit de congés payés annuels d’au moins 10 jours selon les provisions de la loi.
• Les travailleurs éligibles comprennent aussi les cadres et les travailleurs à durée déterminée.
  (Voir « Coin Quotidien – Congés payés annuels : les règles (1) » pour les conditions de calcul des congés payés annuels)

Point 2. Règles relatives à l’attribution de congés payés annuels

Les employeurs doivent obliger leurs employés à prendre des 5 jours de congés payés annuels dans le courant d’une période déterminée dans ce but. Ces congés sont à prendre dans un délai d’un an à compter de la date de leur octroi (date de référence).

Point 3. Comment désigner la période

L’employeur doit demander l’avis des travailleurs au moment de la désignation de la période. De plus, il doit s’efforcer de tenir compte de leur opinion afin de définir une période de prise de congés qui répond, dans la mesure du possible, aux souhaits des travailleurs.

Point 4. Quand il est inutile de désigner la période

Lorsque le travailleur a déjà posé ou pris au moins 5 jours de congés payés annuels, l’employeur n’a pas besoin de désigner une période, et il n’en a pas le droit.

(※) Il convient de déduire des 5 jours dont on définit la période,

• le nombre de jours de congés payés annuels que le travailleur a demandé spontanément ou déjà pris
• et le nombre de jours octroyés après avoir défini des dates de congés planifiés par accords de travail (congés planifiés).

Point 5. Le registre de gestion des congés annuels payés

L’employeur doit créer un registre de gestion des congés payés annuels par travailleur et le garder pendant trois ans.

Il doit établir des documents clairs sur la période, le nombre de jours et la date de référence par travailleur (registre de gestion des congés payés annuels), et le conserver durant la période et 3 ans qui suivent la période de congés.   (Le registre de gestion des congés annuels payés peut se préparer au même moment que le registre du personnel et le registre des salaires. En outre, il est possible de les gérer sur un support informatique, du moment que l’on a un mécanisme qui permet d’y accéder à tout moment, quand cela est nécessaire.)

(Exemple) Un employeur ajoute à son registre des travailleurs ou à son registre des salaires, un tableau qui contient les points nécessaires ci-dessous.

Point 6. Dispositions de la réglementation du travail

Les éléments concernant les congés payés se trouvent dans la liste des éléments absolument nécessaires dans les règles d’emploi (article 89 de la loi sur les normes de travail). Par conséquent, quand un employeur désigne une période pour prendre des congés payés annuels, il doit inscrire, dans les règles d’emploi de l’entreprise, dans quelle mesure les travailleurs seront concernés par la désignation de la période et comment il décidera de cette période.

(Exemple de règlement) Article XX Paragraphes 1 à 4 (…) ※ Se référer au modèle de règles d’emploi publié sur la page web du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales. 5. Indépendamment des dispositions du paragraphe 3, dans le cas de travailleurs dont le nombre de jours de congés payés annuels est de 10 jours ou plus, conformément aux paragraphes 1 et 2, l’entreprise consultera chaque travailleur sur la prise de 5 jours de congés payés annuels dans un délai inférieur à un an depuis leur octroi, et définira une nouvelle période en tenant compte de leur avis. Toutefois, si le travailleur a acquis les congés payés annuels selon les dispositions 3 et 4, l’entreprise déduira le nombre de jours pris.

Point 6. Sanctions

L’employeur peut faire l’objet de sanctions, en cas de non respect des Point 2 e et Point 6.

	Articles sur les enfreintes	Contenu de l’enfreinte	Règles relatives aux sanctions	Contenu des sanctions
Point２	Loi sur les normes du travail Article 39-7	Quand l’employeur n’a pas fait prendre cinq jours de congés payés annuels (※)	Loi sur les normes du travail, Article 120	Amendes pouvant monter jusqu’à 300 000 yens.
Point６	Loi sur les normes du travail, Article 89	Lorsque l’employeur n’inscrit pas dans ses règles d’emploi les cas dans lesquels il désigne une période.	Loi sur les normes du travail, article 120	Amendes pouvant monter jusqu’à 300 000 yens.
Divers (Voir le point 2.2)	Loi sur les normes du travail, article 39 (à l’exception du paragraphe 7)	Lorsque l’employeur n’a pas accordé des congés payés annuels pour la période demandée par le travailleur (※)	Loi sur les normes du travail, Article 119	Jusqu’à 6 mois d’emprisonnement ou amendes pouvant monter jusqu’à 300 000 yens.

^(※) Les sanctions en cas d’infraction s’appliquent par infraction par travailleur éligible. Toutefois, de manière générale, la supervision et les conseils du Bureau d’inspection des normes du travail visent à fournir des conseils détaillés pour corriger les problèmes et encourager les améliorations.

• La prise de congés payés annuels est bénéfique aussi bien pour le travailleur que l’entreprise, puisqu’elle permet notamment aux travailleurs de se débarrasser de la fatigue mentale et physique, ce qui augmente leur productivité. La prise de cinq jours par an de congés payés annuels n’est qu’une norme minimale. Les entreprises doivent travailler à créer un environnement qui permet aux travailleurs de prendre plus de congés payés annuels que ces cinq jours.

Gestion des cas où les congés annuels sont attribués complètement ou partiellement à l’avance

• Ce qui précède décrit les règles de base. Ce qui suit permet de vérifier comment faire quand l’octroi d’au moins 10 jours de congés payés annuels arrive avant la date de référence légale, par exemple, lorsque l’employeur accorde des jours de congés payés annuels au moment où un nouvel employé prend ses fonctions.

Cas 1 : Quand l’octroi d’au moins 10 jours de congés payés annuels a lieu avant la date de référence légale (après 6 mois écoulés depuis l’entrée en poste dans l’entreprise).

Lorsque l’attribution d’au moins 10 jours de congés payés annuels a lieu avant la date de référence légale, l’employeur doit imposer au travailleur concerné de prendre 5 jours de congés payés dans le courant de l’année qui suit le jour de l’octroi.

Illustration : Quand l’entreprise accorde des congés payés annuels d’au moins 10 jours au moment de l’entrée dans l’entreprise le 1ᵉʳ avril 2019.

En temps normal, l’employeur fait prendre 5 jours de congés dans le courant de l’année après 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise, à savoir entre le 1ᵉʳ octobre et le 30 septembre de l’année suivante. Cependant, si l’attribution des congés payés annuels est avancée au jour de l’entrée dans l’entreprise, le 1er avril, il doit faire prendre 5 jours de congés payés annuels dans une période d’un an à compter de cette date.

Cas 2 : Quand l’obligation de désigner 5 jours de congés payés annuels sur une période d’un an pour l’année d’entrée dans l’entreprise et l’année suivante, parce que les dates d’attribution des congés diffèrent

(Quand la date d’attribution des congés à un employé est uniformisée à partir de la seconde année suivant son entrée dans l’entreprise, pour qu’elle s’ajuste à la date de référence applicable à toute la société, par exemple)

En cas de superposition des périodes, l’employeur peut faire prendre, durant cette période superposée, le nombre de jours de chaque période (entre le début de la période précédente et la fin de la période suivante), selon leur durée (au prorata de leur durée).

Illustration : Quand l’attribution des congés payés annuels de l’année suivante est le 1ᵉʳ avril parce que l’entreprise uniformise les dates de référence à partir de l’exercice financier suivant, et que l’attribution d’au moins 10 jours de congés s’applique six mois après l’entrée dans la société (le 1ᵉʳ octobre 2019).

L’employeur doit alors faire prendre cinq jours de congés payés annuels dans l’année dont les dates de référence sont le 1ᵉʳ octobre 2019 et le 1ᵉʳ avril 2020.

Toutefois, entre le 1ᵉʳ octobre 2019 (date de référence de la première fois) et le 31 mars 2021 (un an après la date de référence de la deuxième année), on compte une période de 18 mois. Pour faciliter la gestion, l’entrepreneur peut aussi faire prendre au moins 7,5 jours à l’employé durant cette période, soit (18÷12×５jours).

Cas 3 : Lorsqu’une partie des 10 jours est attribuée avant la date légale de référence

Lorsqu’une partie des 10 jours est attribuée avant la date légale de référence, l’employeur doit faire prendre 5 jours de congés payés annuels dans l’année qui suit le jour où le nombre total de jours attribué passe à 10.

Il convient de noter que, si l’employé a demandé spontanément et pris des jours de congés attribués avant d’arriver à un total de 10 jours de congés payés annuels, l’employeur doit les décompter des 5 jours à prendre.

Illustration : Quand l’entreprise attribue 5 jours de congés payés annuels à partir du 1ᵉʳ avril 2019, au jour de l’entrée dans l’entreprise, et de nouveau 5 jours le 1ᵉʳ juillet 2019.

Le nombre total de jours de congés payés annuels atteint 10 jours le 1ᵉʳ juillet 2019. Cette date devient la date de référence, et l’employeur doit faire prendre 5 jours de congés dans l’année qui suit cette date.

Toutefois, si l’employé a demandé spontanément et pris une partie des jours de congés attribués d’avance au moment de son entrée dans l’entreprise (entre le 1ᵉʳ avril et le 30 juin 2019), l’employeur doit les décompter des 5 jours à prendre.

Informations complémentaires :

Il convient de noter que, lorsque, comme dans le cas 3, l’employeur a accordé une partie des jours de congés payés annuels avant la date légale d’attribution, il faut également avancer la date d’octroi des congés payés annuels de l’exercice financier suivant, à la même date ou à une période plus longue que celle du premier exercice financier.

(Dans l’exemple ci-dessus, il faudrait aussi accorder les jours le 1ᵉʳ avril 2020 (◯)). En conséquence, il y aura un chevauchement des périodes pendant lesquelles l’employé doit prendre 5 jours.

Dans ce cas, on rentre dans le cas 2. Ainsi, l’employeur peut faire prendre 9 jours de congé annuel entre le 1ᵉʳ avril 2019 et le 31 mars 2021 (soit 21÷12×５=8.75).

La suite, partie (3) de cette traduction traitera des méthodes qui facilitent la gestion des congés payés annuels, et de méthodes pour s’assurer que l’employé prendra 5 jours par an.

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